TRATAMIENTO DE DATOS
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS Agencia de Viajes, ha recolectado datos personales de diversos titulares, en desarrollo de sus funciones privadas de comercialización de inmuebles para alquiler y venta, y respeta los principios contemplados en la ley: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
OBJETO El presente documento, tiene como finalidad desarrollar el derecho fundamental al Habeas Data y a la información, que tienen todos los ciudadanos Colombianos, bajo los lineamientos previstos en la Circular 002 del 03 de noviembre de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, el Decreto 886 de 2014, Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012. Igualmente otorgar la información necesaria a todos los titulares de los datos personales que posee TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES., sobre sus derechos, deberes y obligaciones en cuanto a la recolección, almacenaje y administración de sus datos personales. Así mismo dar a conocer las medidas implementadas por TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. que buscan garantizar la protección de los datos personales, consignados en sus bases de datos.
ÁMBITO DE APLICACIÓN Las políticas, disposiciones y principios trazados en el presente documento serán aplicables a toda la información consignada en cualquier de base de datos que posea TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. de carácter personal, de forma física o digital1 , recolectada y a la cual le realiza tratamiento TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. El presente documento es de aplicabilidad a los datos de carácter personal y políticas de protección de datos, no serán aplicables a los siguientes datos: “a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; 1 De Conformidad a lo establecido en la Ley 527 de 1999 c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales; e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. 2 ” Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las anteriormente exceptuadas, con los límites dispuestos en la normatividad vigente y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la normatividad vigente.
DEFINICIONES Para los efectos de las presentes políticas, de la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente, se entiende por: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular o Usuario para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 2 Artículo 2, Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012 f) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.3 g) Titular o Usuario: Clientes, propietarios, arrendatarios, proveedores, empleados, ex empleados, contratistas, asesores, entre otros usuarios de los cuales se tienen datos personales u otro tipo de datos, que sean objeto de Tratamiento; h) Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.4 i) TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES.: TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. como encargada y responsable del tratamiento de datos personales.
PRINCIPIOS Principios generales que se acogen a la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos de los aspirantes, clientes o usuarios, empleados, proveedores de TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES: Principios de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual está sujeta a disposiciones de la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013. Principios de finalidad: El tratamiento de datos personales por TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES, tiene como objetivo legítimo el acuerdo con la constitución, la cual debe ser de total conocimiento por el titular. Principio de libertad: El tratamiento solo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso, informado y autorizado por el titular, estos datos no podrán ser obtenidos ni divulgados sin este documento, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, inentendibles o que induzcan al error. Principio de transparencia: Se le garantiza al titular, en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, es decir que los tratamientos de los datos personales solo podrán darse por la autorización del titular, salvo la información pública, todos los datos personales no podrán estar disponibles en ninguna plataforma de internet o medio de divulgación masiva, a no ser que estos sean de fácil control y autorizados conforme a le ley. Principio de seguridad: Toda la información suministrada a TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean exigidas para garantizar seguridad en los registros evitando la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado sobre los mismos. Principio de Confidencialidad: Cada una de las personas que administran y manejan, la información de cualquier tipo que se encuentre en nuestra base de datos, están obligadas a garantizar absoluta reserva de la información, inclusive después de finalizadas las relaciones contractuales.
FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS :
Se podrá hacer uso de los datos personales para:
a) La correcta prestación de sus servicios, en el desarrollo de su objeto social, lo anterior implica la administración de las relaciones contractuales y extracontractuales directas, así como aquellas donde actúa como socio, contratista o Fideicomitente.
b) La administración de la relación con sus proveedores y empleados;
c) La realización de labores de comercialización, promoción y mercadeo, para el ofrecimiento de sus bienes y servicios y la mejora en la prestación de estos últimos;
d) Mantener una comunicación constante con los titulares de datos personales;
e) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o modificaciones en los mismos;
f) Realizar procesos de conocimiento de los potenciales clientes o actualización de información de sus clientes o usuarios;
g) Consultar centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio;
h) Reportar a las Centrales de información mencionadas en el literal anterior el comportamiento (presente, pasado y futuro) de los clientes, endeudamiento, y en especial el nacimiento, modificación, extinción de las obligaciones contraídas con la Empresa;
i) Enviar al correo físico, electrónico, a las redes sociales o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o que llegare a existir, información institucional, publicitaria o comercial sobre los productos y/o servicios de la Compañía, sus socios comerciales o proyectos en los cuales participa;
j) Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo, entre otros;
k) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
j) Evaluar la calidad de los servicios o productos suministrados;
l) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a Compañías de seguros, asesores jurídicos, proveedores de software, autoridades fiscales, subcontratistas que procesen, administren o utilicen la información, en el evento en que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados, caso en el cual se advierte sobre la necesidad de proteger dicha información personal y conservar la obligación de confidencialidad sobre la misma;
m) Divulgar y entregar la información de clientes en caso de venta de cartera o cesión de obligaciones, caso en el cual las obligaciones cedidas conservan las acciones legales y pueden ser ejercidas por el cesionario de la obligación.
n) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
o) El cumplimiento general de las obligaciones legales y contractuales que le asisten a la empresa.
7.TRATAMIENTO Cuando el titular suministra información que contiene datos personales o información sensible del mismo a TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Esta será utilizada de las formas señaladas en el ítem anterior.
- MANEJO La información brindada será divulgada a los empleados, proveedores o terceros, advirtiendo siempre sobre la necesidad de proteger la información bajo practicas seguras y obligatorias que rige la ley.
- PROCESAMIENTO DE INFORMACION A TERCEROS Cuando lo considere necesario o pertinente TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Podrá contratar con terceros, labores de procesamiento de la información personal que se tenga, se debe advertir a proveedores sobre la necesidad de adoptar medidas de seguridad para garantizar una excelente protección de la información, prohibiendo expresamente el uso de los mismos para fines totalmente distintos.
- SUPRESIÓN O ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN Se deberá hacer la eliminación, supresión o proceso de archivo de los datos personales que se tengan cuando cese la necesidad o utilidad de tenerlos o cuando finalice todo contrato establecido.
- VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS La vigencia de la base de datos en TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Es permanente, así se extinga la relación contractual con el titular de los mismos, buscando mantener su información para futuras relaciones comerciales, contractuales derivadas del objeto social de nosotros.
AUTORIZACIÓN El almacenamiento, uso, recolección, circulación, archivo, supresión y cualquier otro tipo de manejo que se dé a los Datos Personales por parte de TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Requiere el consentimiento previo, expreso y firmado por el titular de los mismos, en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior legalización. Toda autorización debe garantizar que el titular entiende, sabe y acepta que se manejen sus datos personales para los fines que se indique en el mismo. 3.1 Casos en los cuales no es necesario la autorización Ø Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Ø Datos de naturaleza pública Ø Casos de urgencia médica o sanitaria Ø Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos Ø Datos Relaciones con el Registro civil de las personas.
DERECHOS DE LOS TITULARES De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección datos personales, los titulares podrán ejercer sus derechos contenidos en la ley 1581 de 2012; Ø Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES, sea responsable del tratamiento de los datos del titular, este podrá intervenir, y ejercer derecho sobre todo aquello para lo que él no haya realizado una autorización. Ø Solicitar prueba de autorización otorgada y firmada a TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Mediante cualquier medio valido, salvo bajo la ley 1581 de 2012, que no se necesita autorización Ø Ser informado por TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Con previa solicitud, indicando el motivo o el uso que se le dará y ha dado a sus datos personales. Ø Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el titular debe tener en cuenta que previamente deberá realizar el reclamo en TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. Ø Revocar la autorización y la supresión del dato, cuando lo considere necesario, o cuando determine que no representa respeto a los principios, derechos, garantías constitucionales o legales. La supresión y la revocatoria procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya establecido que TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES incurrió en conductas contrarias a las de la constitución. Ø Acceder de manera gratuita a la política de tratamiento y protección de datos personales, publicada en nuestro portal web, wwww.terramarrealtor.com Ø Ser avisado cuando se presenten cambios sustanciales en el contenido de políticas de tratamiento aplicadas por TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES
DEBERES: TERRAMAR BROKERS INMOBILIARIOS TIQUETESYDESTINOS AGENCIA DE VIAJES. está obligada a cumplir los deberes que impone la normatividad aplicable respecto al tratamiento de datos personales, cuando actúe:
I) Como Responsables del tratamiento: (a) Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data; (b) Solicitar y conservar, en las condiciones aquí previstas, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; (c) Informar claramente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada y el uso que se le dará a sus datos personales; (d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (e) Actualizar la información de los titulares y rectificarla cuando sea incorrecta; (f) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información; (g) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política; (h) Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular e Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violación a la seguridad de la misma y cuando existan riesgos en la administración de la información; (i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
II) Como Encargados del tratamiento de datos personales, cuando llegare a efectuar el tratamiento en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá: a) Garantizar al Titular, el ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; la actualización de la información reportada por los Responsables del Tratamiento, se deberá efectuar dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la legislación aplicable; e) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la normatividad aplicable; f) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; i) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS El titular podrá tramitar cualquier petición, queja o reclamo de manera directa y expresa, inequívoca y por escrita al departamento jurídico, adjuntando la documentación que soporte su requerimiento
Horario de atención de lunes a viernes de 8:00 am – 12:30 pm y 2:00 pm – 6 pm Sábados: 8:30 am – 1pm O por correo electrónico: gerencia@terramarrealtor.com
Cel 3008025976
PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio acorde al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 para el tratamiento de datos personales.
La política de tratamiento de datos personales comenzará a regir en MAYO del 2016.